ATAC S.p.A. – Azienda per la mobilità, in qualità di titolare del trattamento (di seguito “ATAC”, la “Società” o “Titolare”), è tenuta a fornirLe alcune informazioni riguardanti il trattamento dei dati personali e dei dati relativi a condanne penali e reati, come di seguito definiti, in conseguenza della registrazione al nostro albo fornitori (di seguito, l’“Albo”), alla successiva partecipazione ad una gara d’appalto indetta dalla Società (di seguito, la “Gara/Gare d’appalto”) e alla eventuale instaurazione del rapporto contrattuale in caso di aggiudicazione della stessa.
TITOLARE DEL TRATTAMENTO – DATI DI CONTATTO
ATAC S.p.A. – Azienda per la mobilità
C.F./P.IVA.: 06341981006 con sede legale in Via Prenestina, n. 45 CAP 00176, - Roma (RM)
Raccomandata A/R alla sede legale di ATAC
E-mail al seguente indirizzo PEC: protocollo@cert2.atac.roma.it.
RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI – DATA PROTECTION OFFICER (“DPO”) – DATI DI CONTATTO
La Società ha nominato un Responsabile della protezione dei dati (Data Protection Officer – “DPO”) che può essere contattato al seguente indirizzo di posta elettronica: responsabileprotezionedati@atac.roma.it
Nel perseguimento delle finalità indicate al successivo paragrafo 3 vengono trattati i seguenti dati personali riguardanti: (i) il legale rappresentante/titolare e/o (ii) i soci, i membri del Consiglio di amministrazione, i soggetti muniti di poteri di rappresentanza, gli institori e procuratori generali (di seguito, i “Rappresentanti”) (iii) i dipendenti/collaboratori (di seguito, congiuntamente gli “Interessati”) dei fornitori o potenziali fornitori di ATAC (di seguito, il “Fornitore”):
Dati personali comuni (cd. “Dati personali”):
Dati relativi a condanne penali e reati (cd. “Dati giudiziari”):
dati relativi a condanne penali e reati dei Rappresentanti nell’ambito della partecipazione ad una Gara d’appalto, al fine di valutare la sussistenza dei requisiti necessari per poter partecipare alle Gare d’appalto nei limiti di quanto autorizzato dal Codice dei contratti pubblici (ex art. 80 del D. Lgs. 50/2016 e ss.mm.) o comunque adempiere ad obblighi previsti dalla normativa antimafia (D. Lgs. n. 159/2011), nel rispetto dell’art. 10 del GDPR e art. 2-octies del D.Lgs. 196/2003, come novellato dal D.Lgs. n. 101/2018 (il “Codice Privacy”). In ogni caso, il suddetto trattamento sarà limitato al personale per cui la raccolta di tali dati sia necessaria in base alle vigenti normative.
I Dati Personali e i Dati giudiziari congiuntamente vengono di seguito indicati come i “Dati”.
I Dati di cui al precedente paragrafo sono raccolti da ATAC principalmente presso il Fornitore, nell’ambito delle procedure di qualificazione, registrazione all’Albo fornitori, partecipazione a Gare d’appalto e gestione dei relativi rapporti contrattuali. In tali contesti, il Fornitore comunica alla Società i Dati dei propri Rappresentanti e/o Interessati. In alcuni casi, ATAC può acquisire i Dati direttamente dagli Interessati (ad esempio, nel corso di comunicazioni o corrispondenze intercorrenti con gli stessi). Quando i Dati non sono raccolti direttamente presso l’Interessato, ATAC provvede a rendere agli Interessati le informazioni previste dagli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679, anche mediante pubblicazione della presente informativa sul proprio sito istituzionale o attraverso la loro comunicazione al Fornitore, affinché quest’ultimo la porti a conoscenza degli Interessati medesimi.
Se il Fornitore e/o l’Interessato fornisce Dati personali per conto di qualcun altro deve assicurarsi, preventivamente, che gli interessati abbiano preso visione della presente informativa privacy.
A) Registrazione all’Albo e finalità a questa strettamente connesse:
Finalità legate alla gestione delle richieste di registrazione del Fornitore all’Albo, per inviare comunicazioni di servizio funzionali al processo di iscrizione, nonché per adempiere a qualsiasi obbligazione precontrattuale ed evadere eventuali richieste di supporto o informazioni da parte degli Interessati.
Il trattamento è fondato su: l’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’Interessato ex art. 6, paragr. 1, lett. b), del GDPR. Il conferimento dei Dati personali per tali finalità è obbligatorio poiché in difetto ATAC non potrà dare corso alla registrazione all’Albo. I Dati sono conservati per un periodo pari a: Per almeno 36 mesi dalla data di registrazione all’Albo.
B) Gestione della partecipazione alla procedura di gara di ATAC:
Finalità legate alla gestione della partecipazione alle Gare d’appalto al fine di (i) consentire la partecipazione del Fornitore, (ii) valutare la sussistenza dei requisiti necessari per partecipare alle stesse, nei limiti di quanto autorizzato dal Codice dei contratti pubblici ex art. 80 del D. Lgs. 50/2016 e ss.mm., (iii) confrontare le diverse offerte ricevute in sede di Gara d’appalto ed avviare le eventuali trattative precontrattuali.
Il trattamento è fondato su: l’adempimento di un obbligo legale al quale ATAC è soggetta ex art. 6, paragr. 1, lett. c), del GDPR.Con riferimento ai Dati giudiziari, il trattamento avverrà per la finalità sub (ii) nei limiti di quanto autorizzato dal Codice dei contratti pubblici ex art. 80 del D. Lgs. 50/2016 e ss.mm. e dell’art. 10 del GDPR e art. 2-octies del Codice Privacy.Il conferimento dei Dati per tali finalità è obbligatorio poiché in difetto ATAC si troverà nell’impossibilità di adempiere ad un obbligo legale e di consentire al Fornitore la partecipazione alla Gara.
I Dati sono conservati per un periodo pari a: per tutta la durata della procedura di Gara e per 5 anni dopo la conclusione della stessa.
C) Instaurazione e gestione del rapporto con il Fornitore in caso di aggiudicazione della Gara d’appalto
Finalità legate all’instaurazione e gestione del rapporto contrattuale con il Fornitore in caso di aggiudicazione della Gara d’appalto, tra cui l’attività amministrativa contabile.
Il trattamento è fondato su: l’esecuzione di un contratto di cui gli Interessati sono parte ovvero di misure precontrattuali adottate su richiesta degli stessi ex art. 6, parag. 1, lett. b), del GDPR. Con riferimento ai Dati giudiziari, il trattamento avverrà nei limiti di quanto autorizzato dal Codice dei contratti pubblici ex art. 80 del D. Lgs. 50/2016 e ss.mm. e dell’art. 10 del GDPR e art. 2-octies del Codice Privacy. Il conferimento dei Dati è obbligatorio poiché in difetto ATAC non potrà dar corso all’instaurazione e gestione del rapporto contrattuale con il Fornitore.
I Dati sono conservati per un periodo pari a: la durata del rapporto contrattuale in caso di aggiudicazione con il Fornitore e, dopo la cessazione, 10 anni.
D) Ottemperare alle richieste giuridicamente vincolanti dell’autorità giudiziaria, nonché per adempiere agli obblighi previsti da leggi, regolamenti o disposizioni
Finalità connesse agli obblighi previsti da leggi, regolamenti o dalla normativa europea, nonché da disposizioni / richieste di autorità pubbliche, organi di vigilanza e controllo, o da altre amministrazioni pubbliche legittimate dalla legge a richiederne il trattamento. In particolare, per l’adempimento di obblighi in materia di previdenza ed assistenza anche integrativa, igiene e sicurezza del lavoro, fiscalità, tutela della salute, ordine e sicurezza pubblica, nonché per adempiere agli obblighi in materia di trasparenza, anticorruzione, responsabilità amministrativa degli enti (D.Lgs. 231/2001) e antimafia.
Il trattamento è fondato su: l’adempimento di un obbligo legale al quale ATAC è soggetta ex art. 6, paragr. 1, lett. c), del GDPR. Il conferimento dei Dati personali è obbligatorio poiché in difetto ATAC si troverà nell’impossibilità di adempiere ad un obbligo legale.
I Dati sono conservati per un periodo pari a: per il tempo necessario a dar corso a tali richieste.
E) Difesa dei diritti nel corso di procedimenti giudiziali, amministrativi o stragiudiziali, e nell’ambito di controversie sorte in relazione al rapporto esistente
Finalità connesse all’accertamento, all’esercizio e alla difesa dei diritti di ATAC in sede giudiziale, amministrativa o stragiudiziale, in caso di controversie sorte o potenzialmente connesse al Rapporto o per avanzare pretese nei confronti del Fornitore, degli Interessati o di terze parti.
Il trattamento può inoltre rendersi necessario nell’ambito di verifiche, ispezioni o audit – interni o esterni – cui ATAC sia sottoposta o che essa stessa promuova.
Il trattamento è fondato su: Il legittimo interesse di ATAC ex art. 6 parag. 1 lett. f), del GDPR) di tutelare i propri diritti. Non è richiesto un nuovo e specifico conferimento poiché ATAC persegue la presente ulteriore finalità, ove necessario, trattando i Dati raccolti per le finalità di cui sopra, ritenute compatibili con la presente.
I Dati sono conservati per un periodo pari a: la durata del procedimento giudiziale, amministrativo o stragiudiziale, fino all’esaurimento dei termini di esperibilità delle azioni di proposizione e/o di impugnazione, ovvero per perseguire la tutela del proprio diritto.
Il trattamento dei Suoi Dati sarà improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza e sarà effettuato anche attraverso modalità automatizzate atte a memorizzarli, gestirli e trasmetterli. Il trattamento avverrà in ogni caso mediante strumenti idonei e secondo e secondo logiche di organizzazione ed elaborazione strettamente correlate alle finalità perseguite. Verranno adottate misure tecniche e organizzative adeguate a garantire la sicurezza, l’integrità e la riservatezza dei Dati trattati attraverso l’utilizzo di procedure idonee ad evitare il rischio di perdita, accesso non autorizzato, uso illecito e diffusione nel rispetto di quanto previsto dall’art. 32 del GDPR, nonché di ogni altra normativa applicabile in materia, e saranno di volta in volta aggiornate in funzione dello sviluppo tecnologico.
ATAC conserverà tutti i Dati all’interno di server protetti propri o dei fornitori (o copie cartacee idoneamente archiviate), e sono accessibili ed utilizzabili in base agli standard e alle policy di sicurezza della Società (o standard equivalenti applicati dai fornitori).
La Società provvederà alla cancellazione/anonimizzazione dei Suoi Dati quando il trattamento dei medesimi non sarà più necessario per lo scopo per il quale sono stati raccolti, secondo le tempistiche indicate nella tabella del precedente paragrafo 3. salvo che ricorrano ragioni per estendere la durata del trattamento (ad es., eventuali controversie giudiziali etc.).
L’accesso ai Suoi Dati è limitato ai dipendenti di ATAC debitamente incaricato/autorizzato al trattamento ex art. 29 del GDPR ed opportunamente istruito per il tempo necessario per adempiere alle finalità sopra descritte.
Per lo svolgimento di talune delle attività di trattamento dei Dati, comunque strettamente inerenti alla registrazione all’Albo, alla successiva partecipazione alla Gara d’appalto, e alla instaurazione del rapporto contrattuale in caso di aggiudicazione della Gara d’appalto, ATAC potrà comunicare gli stessi a soggetti esterni, i quali tratteranno i Dati in qualità di titolari autonomi del trattamento oppure in qualità di responsabili del trattamento, regolarmente nominati da ATAC e contrattualmente vincolati al Titolare da specifico accordo, in conformità alla normativa in materia di protezione dei dati personali (a seconda del ruolo che svolgono in relazione al trattamento).
L’elenco aggiornato dei responsabili del trattamento e degli eventuali titolari autonomi potrà essere richiesto in qualsiasi momento al Titolare, che provvederà a renderlo disponibile.
I Suoi Dati non saranno diffusi.
I Dati saranno trattati principalmente all’interno dello Spazio Economico Europeo (SEE). Tuttavia, l’utilizzo di taluni strumenti da parte di ATAC può comportare, ancorché in via residuale, un trasferimento degli stessi a soggetti stabiliti in paesi che non appartengono all’Unione Europea (UE) o allo SEE (di seguito i “Paesi Terzi”). Tale trasferimento, in ogni caso, è svolto in ottemperanza a quanto previsto dal Capo V del GDPR.
Tali soggetti esterni tratteranno i dati personali in qualità di titolari autonomi del trattamento oppure in qualità di responsabili del trattamento, regolarmente nominati da ATAC in conformità alla normativa in materia di protezione dei dati personali (a seconda del ruolo che svolgono in relazione al trattamento).
Può scrivere ad ATAC in ogni momento, usando i dati di contatto riportati al paragrafo 1, chiedendo quali sono i soggetti cui vengono trasmessi i dati personali nonché di ricevere copia delle garanzie adottate per il trasferimento.
Lei ha diritto di ottenere da ATAC, previa sussistenza del presupposto giuridico alla base della Sua richiesta:
Diritto di opposizione: oltre ai diritti sopra elencati, Lei ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla Sua situazione particolare, al trattamento dei Dati che La riguardano da parte di ATAC per il perseguimento del proprio legittimo interesse.
Per esercitare i Suoi diritti potrà contattare ATAC con richiesta scritta scaricabile dal sito di ATAC https://www.atac.roma.it/ sezione “Informativa Privacy”, “Documenti” - “Modello per rivolgersi al titolare o al responsabile del trattamento” per l’esercizio di diritti in materia di protezione dei dati personali da inviare a mezzo A/R al Titolare del trattamento o al Responsabile della protezione dei dati, all'indirizzo postale della sede legale oppure scrivendo al seguente indirizzo PEC procollo@cert2.atac.roma.it.
Nel caso ritenga che il trattamento dei Dati a Lei riferiti avvenga in violazione di quanto previsto dal GDPR ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, utilizzando i riferimenti disponibili nel sito internet www.garanteprivacy.it, o di adire le opportune sedi giudiziarie.