ATAC S.p.A. - Azienda per la mobilità, in qualità di titolare del trattamento (di seguito “Atac”, la “Società” o “Titolare”), è tenuta a fornirLe alcune informazioni riguardanti il trattamento dei dati personali, come di seguito definiti, con riferimento alle operazioni di trattamento dalla stessa svolte in conseguenza del Suo rapporto di natura privatistica con la Società (di seguito, il “Rapporto”).
TITOLARE DEL TRATTAMENTO - DATI DI CONTATTO
ATAC S.p.A. - Azienda per la mobilità C.F./P.IVA.: 06341981006 con sede legale in Via Prenestina, n. 45 CAP 00176, - Roma (RM). Il Titolare del trattamento può essere contattato con raccomandata A/R alla sede legale di ATAC o e-mail al seguente indirizzo PEC: protocollo@cert2.atac.roma.it
RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI – DATA PROTECTION OFFICER (“DPO”) - DATI DI CONTATTO
La Società ha nominato un Responsabile della protezione dei dati (Data Protection Officer - “DPO”) che può essere contattato al seguente indirizzo di posta elettronica: responsabileprotezionedati@atac.roma.it
1. QUALI DATI PERSONALI CHE LA RIGUARDANO POSSONO ESSERE RACCOLTI
Nel perseguimento delle finalità indicate al successivo paragrafo 3 vengono trattati i seguenti dati personali riguardanti: (i) il legale rappresentante/titolare e/o (ii) i soci, i membri del Consiglio di amministrazione, i soggetti muniti di poteri di rappresentanza, gli institori e procuratori generali (di seguito i “Rappresentanti”) (iii) i dipendenti/collaboratori (di seguito, congiuntamente gli “Interessati”) dei fornitori o potenziali fornitori di Atac (di seguito, il “Fornitore”):
dati personali comuni (di seguito, i “Dati personali” o anche solo “Dati”), tra cui:
2. IN CHE MODO POSSONO ESSERE RACCOLTI I SUOI DATI
I Dati di cui al precedente paragrafo sono raccolti da ATAC principalmente presso il Fornitore, nell’ambito dell’esecuzione e gestione del Rapporto. In tali contesti, il Fornitore comunica alla Società i Dati dei propri Rappresentanti e/o degli Interessati.
In alcuni casi, ATAC può acquisire i Dati direttamente dagli Interessati (ad esempio, nel corso di comunicazioni o corrispondenze intercorrenti con gli stessi). Quando i Dati non sono raccolti direttamente presso l’Interessato, ATAC provvede a rendere agli Interessati le informazioni previste dagli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679, anche mediante pubblicazione della presente informativa sul proprio sito istituzionale o attraverso la loro comunicazione al Fornitore, affinché quest’ultimo la porti a conoscenza degli Interessati medesimi.
Se il Fornitore e/o l’Interessato fornisce Dati personali per conto di qualcun altro deve assicurarsi, preventivamente, che gli interessati abbiano preso visione della presente informativa privacy.
3. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO, BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO, NATURA DEL CONFERIMENTO E PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI
a) I Dati sono trattati per: Instaurazione e gestione del Rapporto
Finalità connesse e strumentali all’instaurazione, esecuzione e gestione del Rapporto, ivi incluse le attività precontrattuali, l’accreditamento e registrazione anagrafica, la gestione degli ordini, delle forniture, dei pagamenti e dei rapporti economici, nonché gli adempimenti di natura amministrativa, contabile, fiscale e civilistica derivanti dal Rapporto stesso.
Il trattamento è fondato su: l’esecuzione di un contratto di cui gli interessati sono parte ovvero di misure precontrattuali adottate su richiesta degli stessi ex art. 6, parag. 1, lett. b), del GDPR.
Il conferimento dei Dati è obbligatorio poiché in difetto ATAC non potrà dar corso all’instaurazione e gestione del Rapporto con lei o con la società che Lei rappresenta.
I Dati sono conservati per un periodo pari a: la durata del Rapporto e, dopo la cessazione, 10 anni.
b) I Dati sono trattati per: Esigenze di business, riorganizzazione aziendale e operazioni societarie
Finalità connesse ad esigenze di natura organizzativa, gestionale o strategica di ATAC, comprese attività di riorganizzazione o razionalizzazione delle proprie strutture e processi, nonché per la gestione o la partecipazione a operazioni societarie o aziendali che possano comportare la valutazione, la cessione o l’acquisizione di partecipazioni, aziende o rami d’azienda, l’ingresso in joint venture, accordi consortili o partnership o altre operazioni di natura straordinaria o strategica, incluse le attività preliminari di analisi e due diligence funzionali alla loro realizzazione. Tali trattamenti possono implicare la comunicazione dei Dati a soggetti terzi coinvolti nelle predette operazioni, nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, necessità e minimizzazione.
Il trattamento è fondato su: il legittimo interesse di ATAC ex art. 6, primo parag., lett. f), del GDPR di svolgere ed ampliare il proprio business.
Non è richiesto un nuovo e specifico conferimento poiché ATAC perseguire la presente ulteriore finalità, ove necessario, trattando i Dati raccolti per le altre finalità, ritenute compatibili con la presente.
I Dati sono conservati per un periodo pari a: la durata del Rapporto di lavoro e, dopo la cessazione, 10 anni, salvo opposizione.
c) I Dati sono trattati per: Adempimento degli obblighi di legge
Finalità connesse agli obblighi previsti da leggi, regolamenti o dalla normativa europea, nonché da disposizioni / richieste di autorità pubbliche, organi di vigilanza e controllo, o da altre amministrazioni pubbliche legittimate dalla legge a richiederne il trattamento. In particolare, per l’adempimento di obblighi in materia di previdenza ed assistenza anche integrativa, igiene e sicurezza del lavoro, fiscalità, tutela della salute, ordine e sicurezza pubblica, nonché per adempiere agli obblighi in materia di trasparenza, anticorruzione, responsabilità amministrativa degli enti (D.Lgs. 231/2001) e, ove applicabile, alla normativa antimafia.
Il trattamento è fondato su: l’adempimento di un obbligo legale al quale ATAC è soggetta ex art. 6, parag.1, lett. c), del GDPR.
Il conferimento dei Dati per tali finalità è obbligatorio poiché in difetto ATAC si troverà nell’impossibilità di adempiere a specifici obblighi di legge e conseguentemente di dare idonea esecuzione al Rapporto con Lei.
I Dati sono conservati per un periodo pari a: la durata del Rapporto e, dopo la cessazione, 10 anni o per il tempo necessario a dar corso a tali obblighi.
d) I Dati sono trattati per: Difesa dei diritti nel corso di procedimenti giudiziali, amministrativi o stragiudiziali, e nell’ambito di controversie sorte in relazione al Rapporto
Finalità connesse all’accertamento, all’esercizio e alla difesa dei diritti di ATAC in sede giudiziale, amministrativa o stragiudiziale, in caso di controversie sorte o potenzialmente connesse al Rapporto o per avanzare pretese nei confronti del Fornitore, degli Interessati o di terze parti. Il trattamento può inoltre rendersi necessario nell’ambito di verifiche, ispezioni o audit - interni o esterni - cui ATAC sia sottoposta o che essa stessa promuova.
Il trattamento è fondato su: Il legittimo interesse di ATAC ex art. 6 parag. 1 lett. f), del GDPR) di tutelare i propri diritti.
Non è richiesto un nuovo e specifico conferimento poiché ATAC perseguir la presente ulteriore finalità, ove necessario, trattando i Dati personali raccolti per le finalità di cui sopra, ritenute compatibili con la presente.
I Dati sono conservati per un periodo pari a: la durata del procedimento giudiziale, amministrativo o stragiudiziale, fino all’esaurimento dei termini di esperibilità delle azioni di proposizione e/o di impugnazione, ovvero per perseguire la tutela del proprio diritto.
4. COME MANTENIAMO SICURI I SUOI DATI PERSONALI
Il trattamento dei Suoi Dati sarà improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza e sarà effettuato anche attraverso modalità automatizzate atte a memorizzarli, gestirli e trasmetterli. Il trattamento avverrà in ogni caso mediante strumenti idonei e secondo e secondo logiche di organizzazione ed elaborazione strettamente correlate alle finalità perseguite. Verranno adottate misure tecniche e organizzative adeguate a garantire la sicurezza, l’integrità e la riservatezza dei Dati trattati attraverso l’utilizzo di procedure idonee ad evitare il rischio di perdita, accesso non autorizzato, uso illecito e diffusione nel rispetto di quanto previsto dall’art. 32 del GDPR, nonché di ogni altra normativa applicabile in materia, e saranno di volta in volta aggiornate in funzione dello sviluppo tecnologico.
ATAC conserverà tutti i Dati nei Suoi server protetti (o copie cartacee idoneamente archiviate) o su quelli dei Suoi fornitori, e sono accessibili ed utilizzabili in base agli standard e alle policy di sicurezza della Società (o standard equivalenti per i Suoi fornitori).
La Società provvederà alla cancellazione/anonimizzazione dei Suoi Dati quando il trattamento dei medesimi non sarà più necessario per lo scopo per il quale sono stati raccolti, secondo le tempistiche indicate nella tabella del precedente paragrafo 3. salvo che ricorrano ragioni per estendere la durata del trattamento (ad es., eventuali controversie giudiziali etc.).
5. CON CHI POSSIAMO CONDIVIDERE I SUOI DATI PERSONALI
L’accesso ai Suoi Dati è limitato ai dipendenti di ATAC debitamente incaricato/autorizzato al trattamento ex art. 29 del GDPR ed opportunamente istruito per il tempo necessario per adempiere alle finalità sopra descritte.
Per lo svolgimento di talune delle attività di trattamento dei Dati, comunque strettamente inerenti alla instaurazione e gestione del Rapporto, ATAC potrà comunicare gli stessi alle seguenti categorie di soggetti esterni, i quali tratteranno i Dati in qualità di titolari autonomi del trattamento oppure in qualità di responsabili del trattamento, regolarmente nominati da ATAC e contrattualmente vincolati al Titolare da specifico accordo, in conformità alla normativa in materia di protezione dei dati personali (a seconda del ruolo che svolgono in relazione al trattamento).
L’elenco aggiornato dei responsabili del trattamento e degli eventuali titolari autonomi potrà essere richiesto in qualsiasi momento al Titolare, che provvederà a renderlo disponibile.
I Suoi Dati non saranno diffusi.
6. IL TRASFERIMENTO SUOI DATI ALL’ESTERNO DEL TERRITORIO EUROPEO
I Dati saranno trattati principalmente all’interno dello Spazio Economico Europeo (SEE). Tuttavia, l’utilizzo di taluni strumenti da parte di ATAC può comportare, ancorché in via residuale, un trasferimento degli stessi a soggetti stabiliti in paesi che non appartengono all’Unione Europea (UE) o allo SEE (di seguito i “Paesi Terzi”). Tale trasferimento, in ogni caso, è svolto in ottemperanza a quanto previsto dal Capo V del GDPR.
Tali soggetti esterni tratteranno i dati personali in qualità di titolari autonomi del trattamento oppure in qualità di responsabili del trattamento, regolarmente nominati da ATAC in conformità alla normativa in materia di protezione dei dati personali (a seconda del ruolo che svolgono in relazione al trattamento).
Può scrivere ad ATAC in ogni momento, usando i dati di contatto riportati al paragrafo 1, chiedendo quali sono i soggetti cui vengono trasmessi i dati personali nonché di ricevere copia delle garanzie adottate per il trasferimento.
7. DIRITTI DELL'INTERESSATO - RECLAMO ALL’AUTORITÀ DI CONTROLLO
Lei ha diritto di ottenere da ATAC, previa sussistenza del presupposto giuridico alla base della Sua richiesta:
a) l’accesso ai Suoi Dati, come previsto dall’art. 15 del GDPR;
b) la rettifica o l’integrazione dei Suoi Dati in nostro possesso ritenuti inesatti, come previsto dall’art. 16 del GDPR;
c) la cancellazione dei Suoi Dati per il quale ATAC non ha più alcun presupposto giuridico per il trattamento, come previsto dall’art. 17 del GDPR;
d) la limitazione del modo in cui trattiamo i Suoi Dati qualora ricorrano una delle ipotesi previsti dall’art. 18 del GDPR;
e) la copia dei Dati da Lei forniti ad ATAC, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico e la trasmissione di tali dati ad un altro titolare del trattamento (cd. portabilità), come previsto dall’art. 20 del GDPR.
Diritto di opposizione: oltre ai diritti sopra elencati, Lei ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla Sua situazione particolare, al trattamento dei Dati che La riguardano da parte di ATAC per il perseguimento del proprio legittimo interesse.
Per esercitare i Suoi diritti potrà contattare ATAC con richiesta scritta scaricabile dal sito di ATAC https://www.atac.roma.it sezione “Informativa Privacy”, “Documenti” - “Modello per rivolgersi al titolare o al responsabile del trattamento” per l’esercizio di diritti in materia di protezione dei dati personali da inviare a mezzo A/R al Titolare del trattamento o al Responsabile della protezione dei dati, all'indirizzo postale della sede legale oppure scrivendo al seguente indirizzo PEC procollo@cert2.atac.roma.it.
Nel caso ritenga che il trattamento dei Dati a Lei riferiti avvenga in violazione di quanto previsto dal GDPR ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, utilizzando i riferimenti disponibili nel sito internet www.garanteprivacy.it, o di adire le opportune sedi giudiziarie.